Verzeker jezelf van een uitdagende baan!
Werken bij Klap logo
Apr13
Screenshot Presently

Succesvolle introductie interne Social Media

Vooral de “Like” knop is erg populair

Loopt jouw e-mail inbox ook tjokvol met “okay” en “doe ik” mailtjes van je collega´s? Die van ons wel. Wil jij je meer betrokken voelen met wat er speelt in jouw organisatie? Wij zeker.

En heb je de behoefte om informatie en kennis te delen met je collega´s? Helemaal! Daarom heeft Klap een interne Social Media tool geïntroduceerd: Presently.

Wat is Presently?

Presently is een succesvol microblogging platform dat de organisatie en alle medewerkers real-time met elkaar verbindt. Door het plaatsen van updates, het delen van bestanden en het uitwisselen van ideeën blijft de e-mail inbox schoon van interne meldingen en geklets.

Ook zorgt het interne platform, dat een kruising is tussen Facebook en Twitter, dat er meer participatie en collaboratie plaatsvindt tussen collega´s via groepen. En dat de medewerkers weten wat er speelt op de andere afdelingen.

E-mail gekheid

Binnen elk bedrijf en organisatie wordt er veel intern gecommuniceerd. Dat gaat via een werkoverleg, vergadering, telefoon, hangen bij elkaars bureau en de mail. Veel gaat via e-mail! De gedachtegang van veel medewerkers is dat communicatie vastgelegd moet worden, vaak vanuit een gevoel zich ergens voor in te willen dekken. “Dan staat het maar op papier”. Op papier? Ja, e-mails worden stiekem erg veel uitgeprint, en niet alleen bij Klap! Gelukkig steeds minder, dat wel.

Maar veel van het interne mailverkeer gaat over het trakteren van taart door een jarige collega, of het versturen van een briefje naar een klant. Wat te denken van e-mail threads als:

To all:

- Loop je mee naar de supermarkt in de pauze?

     - Ja is goed, doe maar om 12:15

     - Okay!

     - Neem je ook koekjes mee?

          - Ik loop niet mee

          - Maar de zon schijnt!

          - Kunnen we trouwens niet om 12:30?

Bij Klap archiveren we onze e-mail zodat de inboxen schoon blijven en berichten gemakkelijk op te zoeken zijn. Het zoeken wordt veel moeilijker zodra je moet spitten door intern gezwam en gezwets om het juiste e-mailbericht van een klant terug te vinden.

Communicatie verandert

Steeds meer mensen raken gewend aan de nieuwe andere manieren van communiceren. Ook de Babyboomers. Chatten, Twitteren, Facebooken, WhatsAppen en Pingen zijn toevoegingen aan het meer traditionele praten, bellen, sms-en, schrijven met een vulpen op papier en e-mail - ja, e-mail is alweer ouderwetsch. Hoog tijd om de interne communicatie bij Klap van een twee-punt-nul badge te voorzien.

Op zoek naar de juiste oplossing

Een jaar geleden experimenteerden we binnen Klap al met Yammer, de meest populaire corporate microblogging applicatie van het moment. Echter, het beheren via de gratis versie is zeer nihilistisch, te weinig controle. De betaalde versie was nog geen optie want we willen eerst zien wat het kan voordat we iets willen kopen.

En er kwamen meer vergelijkingen. Yammer, SocialWok, SocialCast, Presently, Blogtronix en WorkVoices. We vergeleken de werking van de webversies, desktop applicaties en de smartphone apps. Ook hebben we de prijzen, service en veiligheid uitgezocht bij de betaalde versies.

Alle gratis versies draaien in de “Cloud”. Dus het interne dataverkeer vindt plaats buiten de deur van je organisatie. Gevoelige informatie kan gemakkelijker op straat komen te liggen en dat wil je niet - hier hebben we overigens ook een Social Media protocol voor geschreven. Onze bedoeling is om een gratis versie tot op het bot uit te proberen en dan over te gaan tot eventuele aanschaf en migratie van de data naar onze eigen servers achter een grote dikke Firewall.

Waarom Presently?

We willen van dit artikel geen advertorial maken voor Present.ly want elke organisatie heeft zo z´n eigen wensen en behoeften. Presently past bij ons vanwege de functionaliteiten en omdat het als enige in de gratis versie totale controle geeft aan de admin. Wel zo handig om te experimenteren met het beheren van de accounts. Ook de aanschaf van de betaalde versie werkt anders. Eénmalige aanschaf en daarnaast kan je op verschillende niveau´s support inkopen. Bij de andere aanbieders van corporate microblogging software betaal je meestal per medewerker per maand.

En Presently is verre van perfect. De desktop applicatie is nog buggy, die gebruiken we dus niet, maar de webversie als Google Chrome app. De iPhone versie werkt overigens wel zeer goed.

Wennen

Bij Klap werken gemiddeld 65 mensen en de reacties tijdens de introductie van Presently waren divers. Sommigen zagen het nut er niet van in en anderen waren bang dat niemand meer aan het werk toekomt. Onderzoeken concluderen echter het tegendeel. Van de medewerkers waar je het eigenlijk niet van verwachtte, zag je dat ze snel het systeem onder de knie kregen en nu zeer actief zijn op het netwerk. Vooral de “Like” knop is erg populair.

Gemiddeld hebben we 131 updates per dag en zijn er reeds 27 groepen. Totaal zijn er al meer dan 6.100 berichtjes geplaatst en blijft het in onze e-mail inbox opvallend rustig!